Word'de Büyük Belgeler Nasıl Yönetilir

İş belgeleriniz yüzlerce veya binlerce satırdan oluşuyorsa, bölümlere ayırarak yönetilmesini kolaylaştırabilirsiniz. Bilgisayar programcıları genellikle kodu yönetilebilir parçalara böler ve aynısını Microsoft Word belgelerinize de yapabilirsiniz. Word, öğrenmesi dakikalar süren ve hantal belgeleri, daha verimli çalışabileceğiniz yönetilebilir bölümlere yerleştirmenize yardımcı olan yerleşik bir Ana Belge özelliğine sahiptir.

Belge Anahatları

Anahatlar, insanların bilgileri düzenlemesine yardımcı olur; daraltılabilir ana hatlar, küçük bir alanda büyük miktarda bilgiyi yönetmelerine yardımcı olur. Word'ün Şeridi, "Görünüm" ü ve ardından "Anahat" öğesini tıklayarak geçiş yapabileceğiniz bir Anahat görünümüne sahiptir. İnsanlar genellikle bu görünümü tek bir belgede anahatlar oluşturmak için kullanır. Örneğin, bu başlıkların altında görünen metin için kap görevi gören birkaç başlık oluşturabilirsiniz. Satış adlı bir başlık satış bilgilerini içerebilirken bir diğeri pazarlama bilgilerine sahip olabilir. Anahat görünümüne girdikten sonra, metni vurgulayıp "Alt-Shift-Sol" tuşlarına basarak herhangi bir metni başlığa dönüştürebilirsiniz.

Ana Belgeler ve Alt Belgeler

Normal belge taslakları iyidir, ancak belgeleriniz alışılmadık derecede büyüdüğünde biraz daha güçlü bir şeye ihtiyacınız olabilir. Microsoft, Şerit'in Ana Hat bölümüne, ilgili metin gruplarını alt belgelere dönüştürerek bu sayfaları verimli bir şekilde yönetmenize yardımcı olabilecek bir Ana Belge bölümü ekledi. Alt belge, daha büyük bir ana belgenin içinde bulunan bir belgedir. Satış başlığını örnek olarak kullanarak, o bölümdeki tüm metni bir alt belgeye dönüştürebilirsiniz. İstediğiniz kadar alt belge oluşturma ve hatta bunları genişletme ve daraltma seçeneğiniz var.

Alt Dokümanlar Oluşturma

Alt belgeler oluşturmadan önce, büyük belgenin bölmek istediğiniz bölümlerini belirlemeniz gerekir. Örneğin, ilk 20 sayfa bütçeleme hakkında konuşuyorsa, o bölümü ilk alt belgeniz yapabilirsiniz. Bunu, bölümün üst kısmına açıklayıcı bir başlık ekleyerek ve bu başlığı ve bölüme dahil etmek istediğiniz tüm sayfaları vurgulayarak yapın. "Belgeyi Göster" i ve ardından "Oluştur" u tıkladığınızda, Word, bir alt belge oluşturduğunuzu bildirmek için bölümün üst kısmına ve alt tarafına birer satır ekler. İlgili bilgilerin diğer büyük bölümlerini alt belgelere dönüştürmek için bu tekniği kullanabilirsiniz. İşiniz bittiğinde, Word'ün alt belgeleri ayırmak için eklediği ayırıcı çizgiler dışında her şey aynı görünecektir.

Alt Belgeleri Yönetme

Şeridin Anahat bölümündeki "Alt Belgeleri Daralt" düğmesini tıkladığınızda alt belgelerin kullanışlılığını anlayacaksınız. Bunu yaptıktan sonra, belgenin tüm metni kaybolur ve yalnızca köprüleri görürsünüz. Her bölümün köprüsü, o bölüm için yazdığınız başlık adını içerir. İki düzine bölüm oluşturduysanız, içerdikleri metin daraltıldığı için köprüler yalnızca iki düzine satır kaplayacaktır. "Alt Belgeleri Genişlet" i tıklayarak metni genişletebilirsiniz. Tüm alt belgeleri genişlettikten sonra, o bölümün metnini tek tek daraltmak için her bölümün başlığının yanında görünen "+" işaretini çift tıklayabilirsiniz. Bu metni gizlemek için tekrar "+" işaretine çift tıklayın.

Ek Alt Belge Özellikleri

Bölümleri daraltarak büyük bir Word belgesindeki herhangi bir bölümü hızlı bir şekilde bulabilmenin yanı sıra, belge bölümlemenin gücünden de yararlanabilirsiniz. Oluşturduğunuz her bölüm, sabit sürücünüzde bulunan fiziksel bir dosya haline gelir. Dosyanın konumu köprünün metninin bir parçası olarak görünür. Bu, köprünün yanındaki beyaz simgeye çift tıkladığınızda, Word'ün bölümü yeni bir pencerede açtığı anlamına gelir. Bu, örneğin Satış bölümünüz üzerinde tek başına çalışmanıza olanak tanır - çevreleyen metnin dikkatini dağıtmadan. Yalnızca bir bölümle çalışacağınız için, her şeyi büyük bir belgede bulacağınızdan daha hızlı bulabilmelisiniz. Tüm bunları kurduktan sonra, her iki dünyanın da en iyisinin tadını çıkaracaksınız; tüm alt belgeler tek bir ana belgenin parçası olarak var olacaktır,ve bu alt belge üzerinde ayrı ayrı çalışmak için herhangi bir alt belgenin köprüsünün yanındaki beyaz simgeye çift tıklayabilirsiniz. "Görüntüle" yi ve ardından "Taslak" ı tıklayarak Taslak moduna geçtiğinizde, her şey normale döner ve orijinal belgenizi ve tüm bölümlerini bir bütün olarak görürsünüz.